クラウドユニバーシティの業務改善ばなし（事務局業務変化編）

おくむらニゴローと申します。2022年6月に株式会社MOVEDに正式ジョインし、講座リニューアルがきっかけで、クラウドユニバーシティ事務局の業務を担当するようになりました。

これまでの仕事で事務を担当していたこともあり自信はありましたが、経験したことのないフルリモートという環境もあり、上手くいかないこともありました。今回は、そんな私の視点から、クラウドユニバーシティ事務局業務の変化についてお話します。

Slackやメールワイズ、kintoneなどと多様なコミュニケーションツールがあるため、どこで質問すれば良いのか戸惑いました。またフルリモートの場合、お互いの業務内容について把握することが難しいので、最初は相手に伝えることから苦戦しました。

その解決策として、即返答が必要なことはSlack、個別の研修についてはkintoneアプリのコメント、全体へのお知らせはkintoneクラユニスペースのスレッドと、コミュニケーション場所を統一することにしました。

MOVEDにジョインする前はライトコースを使用しており、メールワイズとkMailerの両方が入っているなどと、多くのプラグインが入ったkintoneには慣れていませんでした。そのため壊してしまうのではないかと、うかつに触れてはいけないような気持ちになっていました。

使用しているkintoneは、クラユニに詳しい方が作成したこともあり、ジョインしたばかりの私は、勘違いして入力してしまうこともありました。また特殊なケースしか使わないフィールドなどに、誤って入力してしまうこともありました。マニュアルとアプリを修正し、ミスも減るようになりました。

手入力が必要な部分もあり、入力ミスを連発し、迷惑を掛けてしまうことも多々ありました。

gusuku CustomineやkrewDataを活用し、手入力しなくても良い環境を整えました。また使用するフィールドの入力値の意味の統一も行い、心理的な不安が減りました。

リモートの場合、過去のやり取りをリンクで共有することが多いのですが、最初のうちは検索して過去のやり取りを見つけることに苦戦しました。また前職で、kintoneとメールを連携したいと思っていたときに、メールワイズとkMailerのどちらを使うべきか悩んでいましたが、MOVEDでは両方活用していることにも驚きました。どちらも長所が違うため、便利だなと思いました。

まだまだ業務改善したいポイントはあります。新たな講師の方も増えているので、そういった方の何気ない感想から、ヒントがもらえるのではと思っています。