クラウドユニバーシティの業務改善ばなし（業務の属人化を解消！編）

クラウドユニバーシティ事務局を担当する傍ら、業務改善チームにも所属している斎藤と申します。今回は、クラウドユニバーシティでの業務改善についてお話します。

クラウドユニバーシティ・通称クラユニは、短時間で効率的に実践的なスキルが身につくサイボウズ製品研修のことです。13クラスのkintone研修があり、初心者からシステム管理者まで幅広い層に向けた講座を展開しています。

クラユニ事業の成長過程で、大きく２つの業務改善フェーズがありました。今回は、最初に取り組んだ「業務の属人化の解消」についてお話します。

受講者の増加や事務局を1人で担っていたメンバーの卒業などに伴い、業務改善の必要性を感じていました。当時の課題も多かったので、必要な業務だけをピックアップするために、業務の流れを書き出したり、Miroで業務フローを可視化させたりとマニュアル整備を行いました。

見積もり・請求業務をkintoneへ集約し、受け付けから入金確認、開催前後のメール、修了証まで行えるようにしました。請求書作成はRespotoneU、請求書送付はkMailerなどと連携サービスも活用し、効率化しました。

受講形態が3種類あり、請求書作成や入金確認などの処理フローが異なります。当初は1つのアプリにしようと考えていましたが、フローが大きく異なるので2つのアプリを活用し、作業漏れが発生しない仕組みを構築しています。

またゲストスペースを活用したことにより、講師やパートナー校の方々との情報共有をスムーズになりました。ゲストスペースということもあり、本スペースとの情報共有が大変なこともあったのでgusuku Customineで連携し、データの転送を行いました。

前任の方の業務はとても安心感があったのですが、私が同じ方法で引き継ぐとミスが多発してしまうのではという不安がありました。業務改善チームの2～3人と何度もミーティングを重ね、前任の方へのヒアリングをしたりと業務改善に取り組んでいました。

当時の業務改善チームのメンバーにはkintoneの操作に慣れていない方もいたので、普段kintoneを使っている方なら妥協しそうな部分にも、率直な感想が頂けたのは良かったなと思っています。